Zmiany w rejestrach – wymagania i postępowanie
Zarejestrowane znaki towarowe, wzory przemysłowe, patenty, czyli prawa wyłączne, są dla przedsiębiorstwa składnikami majątku, wartymi tyle, ile skłonny jest za nie zapłacić rynek. Czasami, w przypadku marek o ugruntowanej renomie lub przełomowych rozwiązań technicznych, są to milionowe kwoty.
Wartość portfolio praw wyłącznych rośnie nie tylko dzięki dodawaniu do niego nowych elementów, ale głównie dzięki odpowiedniemu zarządzaniu. Oprócz narzędzi marketingowych, które zwiększają rozpoznawalność marek, systemów licencyjnych czy programów akceleracyjnych pozwalających przyciągnąć inwestorów, do metod właściwego zarządzania prawami wyłącznymi należy również dbałość o aktualizowanie danych w rejestrach Urzędu Patentowego.
Co prawda, właścicielom praw własności przemysłowej nie grożą sankcje za nieodnotowanie w urzędowym rejestrze zmian zachodzących wewnątrz spółki. Przepisy nie określają też żadnego terminu na dokonanie tego. Jednak zgłoszenie zmian staje się niezbędne, np. w razie potrzeby udokumentowania przekształceń własnościowych. Zgodnie bowiem z art. 41 §1 Kodeksu postępowania administracyjnego (kpa) „strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu”. Dlatego korzystniej jest zgłosić zaistniałe zmiany tuż po ich dokonaniu, aby rejestry zawierały prawidłowe i uaktualnione dane spółki. Należy szczególnie zwrócić uwagę na prawidłowość oraz kompletność składanych dokumentów. Niestety wciąż często zdarza się składanie dokumentów, w których brakuje podstawowych informacji, a bez nich Polski Urząd Patentowy odmówi rozpatrzenia wniosku. Przykładem może być dokument pozbawiony daty. Tak niewielkie uchybienie uniemożliwia Urzędowi umiejscowienie w czasie żądanej zmiany. Z kolei nieczytelny podpis na dokumencie uniemożliwia jego weryfikację. Takich przykładów jest wiele. Przyczyną jest najczęściej brak współpracy przedsiębiorców z pełnomocnikami, którzy ich reprezentują. Nacisk na jak najszybsze złożenie nie całkiem skompletowanych dokumentów skutkuje wydłużeniem procesu zarejestrowania zmiany w rejestrze.
Zmiany w obrębie spółki odnotowywane w Rejestrze Polskiego Urzędu Patentowego (UPRP) mogą dotyczyć zarówno zmian formy prawnej (jak np. przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę), połączenia dwóch spółek (fuzja), przejęcia jednej spółki przez drugą (cesja), jak i zmian w nazwie lub adresie spółki. Każda z powyższych zmian wymaga uiszczenia stałej opłaty urzędowej „od wniosku o dokonanie zmiany w rejestrze” w wysokości 70. PLN. Jedyne odstępstwo od tej opłaty stanowi sytuacja, w której podmiot zmienia adres prowadzenia działalności, ale tylko w obrębie ulicy. Jeżeli miasto oraz państwo pozostają bez zmian, to postępowanie przed UP wygląda nieco inaczej – właściciel prawa bądź pełnomocnik działający w jego imieniu w przypadku podmiotów zagranicznych nie składa wniosku o zmianę w rejestrze, lecz prosi o odnotowanie takiej zmiany w bazie UPRP.
Rejestracja każdej zmiany wymaga przedłożenia ściśle określonych dokumentów. Najważniejszym jest dokument Pełnomocnictwa, który upoważnia do podejmowania działań przed Urzędem Patentowym. Należy pamiętać, by dokument zawierał datę oraz był opatrzony podpisem i czytelnym imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem sygnatariusza. W celu potwierdzenia kompetencji sygnatariusza niezbędne jest dołączenie dokumentu, z którego jasno wynika, że dana osoba miała prawo występować w imieniu spółki. Przykładem takiego potwierdzenia jest poświadczenie notarialne, w którym notariusz, na podstawie przedłożonych dokumentów, potwierdza upoważnienie osoby do podpisania dokumentu w imieniu spółki. Poza wymienionymi wyżej dokumentami, w zależności od rodzaju zmiany, która ma być zarejestrowana, trzeba także złożyć dokument cesji, fuzji, zmiany nazwy lub adresu. Dokumenty składane są albo w oryginale, albo stanowią jego poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię. Bardzo ważne jest, by w przypadku rejestrowania przejęcia praw zwrócić uwagę na to, że Urząd potrzebuje dodatkowych dokumentów potwierdzających, podobnie jak w przypadku Pełnomocnictwa, kompetencje do złożenia podpisu zarówno przez cesjodawcę jak i cesjobiorcę.
Firmy bądź osoby fizyczne prowadzące swoją działalność w Polsce, a także te podmioty zagraniczne prowadzące działalność w państwach, w których są prowadzone Rejestry, zamiast poświadczenia notarialnego, mogą złożyć wypis ze stosownego rejestru, który potwierdzi umocowanie do podpisu osoby widniejącej na pełnomocnictwie. Dokument ten jednocześnie może wykazywać zaistniałą zmianę.
Należy pamiętać, że jeśli ekspert z Urzędu Patentowego prowadzący daną sprawę będzie miał uwagi co do złożonej dokumentacji, wyrazi je w formie pisemnego postanowienia. Wówczas podmiot zagraniczny dostanie dwa miesiące, a polski jeden miesiąc na ustosunkowanie się do pisma (np. poprzez dosłanie brakujących dokumentów). Okres ten może być na wniosek uprawnionego przedłużony o kolejne dwa miesiące. W przypadku braku uwag co do wniosku oraz złożonej dokumentacji czas oczekiwania na wydanie przez Urząd decyzji o zarejestrowaniu zmiany wynosi od miesiąca do pół roku, w zależności od ilości bieżących spraw prowadzonych przez Urząd.
Podsumowując, warto na bieżąco uzupełniać w rejestrach Urzędu Patentowego wszelkie zmiany zachodzące w firmie, co pozwoli w razie potrzeby sprawnie przeprowadzić inne procesy biznesowe, takie jak sprzedaż lub licencjonowanie praw własności przemysłowej.
