Szybko i bez zbędnych kosztów zarejestruj zmianę przed UPRP – vademecum przedsiębiorcy

Właściciele praw własności intelektualnej rejestrujący przed polskim Urzędem Patentowym zmiany zachodzące w obrębie spółki są zobligowani do  przedłożenia stosownej dokumentacji potwierdzającej ich zaistnienie. Prawidłowość dokumentacji stanowi bowiem gwarancję wydania prawomocnej decyzji o dokonaniu żądanego wpisu zmiany do rejestrów Urzędu Patentowego RP.

Pomimo braku wytycznych ze strony Urzędu Patentowego w zakresie rodzaju akceptowanej dokumentacji rzecznicy patentowi występujący przed tym organem dzięki swojemu wieloletniemu doświadczeniu są w stanie z sukcesem przeprowadzić przedsiębiorcę przez proces rejestracji zmiany w rejestrze i niemal całkowicie wyeliminować potencjalne problemy związane z odrzuceniem wniosku. Jednak co w sytuacji gdy przedsiębiorca nie skorzysta z rad eksperta i zdecyduje się na złożenie niekompletnej dokumentacji? Po zweryfikowaniu przedłożonych dokumentów i wstępnej ocenie iż nie uzasadniają one wydania pozytywnej decyzji o dokonaniu wpisu w rejestrze Urząd Patentowy wyrazi swoje uwagi w formie pisemnego postanowienia.

Na podstawie art. 242 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej Urząd Patentowy wyznacza stronie do dokonania określonych czynności terminy nie krótsze niż – miesiąc, gdy strona ma miejsce zamieszkania lub siedzibę na obszarze RP; 2 miesiące, gdy strona ma miejsce zamieszkania lub siedzibę za granicą. Okres ten może być na wniosek uprawnionego przedłużony o kolejne dwa miesiące, jeżeli przedsiębiorca wie, że nie będzie w stanie w terminie przedłożyć stosownej dokumentacji lub wyjaśnień. Należy jednak pamiętać, że złożenie wniosku o przedłużenie terminu na odpowiedź urzędową jest możliwe tylko raz i wymaga podania przyczyny niedotrzymania terminu. Niestety po upływie ostatecznego terminu i przy jednoczesnym braku złożenia stosownych wyjaśnień i/lub dokumentacji wskazanej w wydanym postanowieniu, złożony uprzednio wniosek o rejestrację zmiany zostaje odrzucony z powodu braków formalnych.

Najczęstszym brakiem formalnym uniemożliwiającym ekspertowi z Urzędu Patentowego RP zajmującemu się sprawą, wydanie oficjalnej decyzji o zarejestrowaniu zmiany, jest brak stosownych poświadczeń dla osób które złożyły swoje podpisy na przedłożonej dokumentacji. Warto pamiętać, że bez względu na zajmowane w spółce stanowisko Urząd oczekuje dokumentu, który potwierdzi kompetencje sygnatariusza do składania podpisu na dokumentacji i tym samym do reprezentacji spółki. Równie częstym brakiem skutkującym otrzymaniem oficjalnego postanowienia ze strony Urzędu Patentowego RP są nieścisłości w datach lub też brak daty na jednym ze złożonych przy wniosku dokumentów.

Właściciele praw nie zawsze idą za radą doświadczonych rzeczników którzy ich reprezentują przed UP RP i sami podejmują decyzję o tym, czy dokumenty które przekazują są wystarczające. Często marginalizują sugestie ekspertów zapominając o tym, że każda dodatkowa korespondencja z Urzędem Patentowym, w tym dosyłanie brakującej dokumentacji bądź wyjaśnień, wiąże się z dodatkowymi kosztami, których można uniknąć. Należy pamiętać, że Urząd Patentowy RP jest zobligowany przepisami prawa do należytego rozpatrzenia wniosku i dokumentacji, żadna decyzja o zmianie w rejestrze nie zostanie wydana jeżeli ekspert badający sprawę dostrzeże jakąkolwiek przeszkodę dla pozytywnego rozpatrzenia wniosku. Zgodnie bowiem z art.229 ust. 2 i 2¹ Prawo własności przemysłowej, Urząd Patentowy RP bada czy złożone dokumenty, mające uzasadnić wydanie decyzji o dokonaniu wpisu do rejestru, nie naruszają ustawy i odpowiadają co do formy obowiązującym przepisom. Urząd weryfikuje również czy złożone dokumenty bądź wyjaśnienia uzasadniają wydanie takiej decyzji.

W przypadku braku uwag co do wniosku oraz złożonej dokumentacji czas oczekiwania na wydanie przez Urząd decyzji o zarejestrowaniu zmiany wynosi od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od ilości bieżących spraw prowadzonych przez Urząd. Niewątpliwie taki scenariusz jest dla przedsiębiorcy korzystniejszy od przedłużającej czas korespondencji z Urzędem Patentowym RP spowodowanej postanowieniami wzywającymi do usunięcia braków w przedłożonej dokumentacji, co znacznie wydłuża proces rejestracji wnioskowanej zmiany.

5 praktycznych porad dla przedsiębiorców:

1. Pamiętaj że wniosek o przedłużenie terminu na odpowiedź urzędową możesz złożyć tylko raz i musi od zawierać stosowne uzasadnienie niedotrzymania terminu.
2. Każdy dokument musi być opatrzony datą.
3. Bez względu na zajmowane stanowisko Urząd oczekuje dokumentu, który potwierdzi kompetencje sygnatariusza.
4. Każda dodatkowa korespondencja z Urzędem Patentowym (w tym dosyłanie brakującej dokumentacji bądź wyjaśnień) wiąże się z dodatkowymi kosztami.
5. Jeśli nie masz pewności czy dysponujesz wystarczającą dokumentacją by zarejestrować zmianę, skonsultuj się z rzecznikiem patentowym.

Artykuł opublikowany w Rzeczpospolitej, w dodatku Poradnik Przedsiębiorcy, 25 marca 2022 roku.