Najczęstsze błędy w zarządzaniu własnością intelektualną w firmie

Własność intelektualna zyskuje na znaczeniu w czasach kryzysu gospodarczego. Rośnie świadomość przedsiębiorców, którzy zaczynają dostrzegać jej wartość, jako składnika majątku firmy budującego jej konkurencyjność. Czasem jednak nadal zdarza się, że kwestia ochrony dóbr niematerialnych zostaje pominięta przez twórców czy przedsiębiorców, którzy nie zdają sobie sprawy z konsekwencji wynikających z braku uregulowania kwestii prawnych. Każda forma przejawu twórczości człowieka o unikatowym charakterze powinna być chroniona prawnie. Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy w zarządzaniu własnością intelektualną:

1. Nieużywanie znaków towarowych

Niezależnie od branży i przedmiotu działalności, każdy podmiot gospodarczy posługuje się i odróżnia na rynku firmowymi znakami towarowymi lub oznaczeniami produktów i usług. Zgłoszenie znaku towarowego w urzędzie patentowym, to jednak dopiero początek przygody. Gdy zgłoszenie zostanie opublikowane w Biuletynie Urzędu Patentowego, każdy (jako tzw. osoba trzecia) może złożyć sprzeciw wobec rejestracji danego znaku. Jeśli nikt nie złoży sprzeciwu lub zostanie on oddalony, znak zostaje zarejestrowany. Sama rejestracja nie gwarantuje jednak zachowania prawa ochronnego. Znaku towarowego trzeba używać! Uprawniony ma 5 lat od daty rejestracji na rozpoczęcie używania znaku. Gdy ten czas minie, uprawniony jest zobowiązany do wykorzystywania przyznanych mu praw, aby nie dopuścić do wygaszenia znaku. W przeciwnym wypadku może to zostać uznane za  bezpodstawne blokowanie danego oznaczenia dla konkurentów. Częstym błędem popełnianym przez uprawnionych do praw ochronnych do znaku towarowego jest także brak gromadzenia dowodów używania znaku towarowego. Należy to robić! To zabezpieczenie na wypadek, gdyby inny podmiot zdecydował się „przejąć” nasz znak. Dowodami korzystania z oznaczenia mogą być np. zdjęcia opakowań, reklam, etykiet, faktur, potwierdzeń zamówień, katalogów reklamowych czy cenników. Z materiałów tych powinno wynikać jaki znak, w jakim okresie, na jakim terytorium, z jaką intensywnością oraz dla jakich towarów lub usług był używany. Warto więc nie tylko rejestrować znaki towarowe, ale przede wszystkim używać ich w określonym zakresie (i na wszelki wypadek to dokumentować)!

2. Brak strategii rozwoju praw własności intelektualnej

Prawa własności przemysłowej mają charakter terytorialny. Oznacza to, że monopol rynkowy do korzystania z danego oznaczenia obowiązuje tylko na terytorium tego kraju, dla którego  zostało udzielone prawo wyłączne np. krajowe prawo ochronne do znaku towarowego udzielone przez Urząd Patentowy RP obowiązuje tylko w Polsce. Wobec tego w momencie rejestracji prawa warto dobrze zdefiniować obszar ochrony danego oznaczenia. Uważna ocena sytuacji jest tym ważniejsza, że niektórych praw nie będzie można już uzyskać w późniejszym terminie, jak np. dla wzoru przemysłowego po dwunastu miesiącach od jego publicznego ujawnienia czy dla prawa z patentu.

Dość powszechnym zaniedbaniem jest też brak rozwoju ochrony dobór niematerialnych, pomimo eksploatacji ich na nowych terytoriach. Jeśli znak towarowy czy wynalazek zaczyna być stosowany także w innym kraju, należy również tam ubiegać się o ochronę prawną.
Dodatkowo, prawa własności przemysłowej należy, w czasie wyznaczonym przez przepisy, odnawiać poprzez wniesienie odpowiedniej opłaty do urzędów patentowych. Opłatę za prawa ochronne do znaku towarowego wnosi się co 10 lat, łatwo zapomnieć o tym obowiązku, po tak długim czasie. Co najmniej kilku klientów rocznie zwraca się do nas z powodu nie uiszczenia opłaty za odnowienie prawa z patentu, które należy wnosić co roku. Dlatego, prawidłowe zabezpieczenie dóbr niematerialnych przez firmę powinno wiązać się z zagwarantowaniem dopełnienia wymogów formalnych utrzymania prawa własności przemysłowej w mocy, na tym terytorium, gdzie interesy gospodarcze przedsiębiorstwa wymagają ochrony.

3. Brak ochrony baz danych

Bazy danych w Polsce chroni ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych (gdy baza danych spełnia cechy utworu) oraz ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych. Zgodnie z definicją widniejącą w ustawie, bazy danych spełniające cechy utworu są przedmiotem prawa autorskiego nawet jeżeli zawierają niechronione materiały, o ile przyjęty w nich dobór, układ lub zestawienie, ma twórczy charakter. Baza danych nie musi spełniać jednak tych kryteriów by być chroniona. Jeżeli struktura bazy danych nie jest oryginalnym dziełem (nie spełnia cech utworu), można chronić jej zawartość prawem sui generis, czyli ochroną samoistną. A kogo można uznać za właściciela bazy danych? W ustawie o bazach danych mamy domniemanie, że producentem bazy jest ten podmiot, którego nazwisko lub nazwę firmy uwidoczniono na egzemplarzach bazy albo podano do publicznej wiadomości w związku z jej rozpowszechnianiem. Jeżeli właścicielem takiej bazy jest przedsiębiorca, pomimo ochrony prawnej powinien zapewnić on zabezpieczenia informatyczne, aby ustrzec się przed kradzieżą danych, na przykład przez hakerów czy nawet odchodzącego z firmy pracownika.
W umowach zawieranych z pracownikami powinny znaleźć się zapisy o poufności danych oraz zakazie konkurencji. Warto prowadzić także okresowe szkolenia dla kluczowych pracowników na temat  tajemnicy przedsiębiorstwa. Jest to istotne z punktu widzenia uniknięcia długich i kosztowych postępowań sądowych m.in. dotyczycących przejęcia przez pracowników czy partnerów handlowych gotowych baz klientów czy rozwiązań technologicznych.

4. Ujawnienie designu lub rozwiązań technicznych przed zgłoszeniem do rejestracji

Wygląd towarów, opakowań, ekspozycji produktów oraz zewnętrzna strona rozwiązań technicznych, mogą być chronione prawem do wzoru przemysłowego. Chroniona jest postać wytworu lub jego części, nadana mu w szczególności przez cechy linii, konturów, kształtów, kolorystykę, fakturę lub materiał wytworu oraz przez jego ornamentację. Jeśli te aspekty wyróżniają towar przedsiębiorcy, to należy zabezpieczać zarówno oryginalny kształt ciasteczek, jak i mebli czy pomp przemysłowych. Uzyskanie ochrony z tytułu tego prawa własności przemysłowej jest zasadniczo proste, gdyż urząd nie bada czy zgłoszony wzór spełnia warunki nowości i indywidualnego charakteru. Oceniane są jedynie wymogi formalne wniosku, zgodność z definicją wzoru przemysłowego oraz brak naruszenia porządku publicznego i dobrych obyczajów. Jednak aby w przyszłości uniknąć unieważnienia wzoru przemysłowego nie należy ujawniać wzorów, rozwiązań technicznych, ani wynalazków przed zgłoszeniem do rejestracji. Wzór w dniu zgłoszenia powinien być nowy i odznaczać się indywidualnym charakterem, a uważa się go za nowy, tylko jeżeli nie był ujawniony publicznie przed datą zgłoszenia do urzędu patentowego. Najlepiej więc zarejestrować go przed wprowadzeniem na rynek lub ujawnieniem w inny sposób.
Istnieje możliwość dokonania zgłoszenia także w późniejszym terminie, bo zgodnie z tzw. ulgą od nowości, w ciągu dwunastu miesięcy od dnia jego publicznego udostępnienia, jednak to rodzi  ryzyko, że zgłoszenia tego samego lub bardzo podobnego wzoru dokona inny podmiot. Z tego względu, czasem nieświadome ujawnienie jakiegoś rozwiązania może doprowadzić do odmowy udzielenia prawa albo nawet do unieważnienia wzoru, z uwagi na przedwczesne jego ujawnienie publiczne. W przypadku wzornictwa, które może okazać się kluczowe dla rozwoju przedsiębiorstwa, koszty rejestracji są niepropozycjonalnie niższe od późniejszych sporów o te dobra niematerialne.

5. Brak zabezpieczenia praw do znaków towarowych i wzorów przemysłowych w umowach z dystrybutorami

W sytuacji, gdy konkurencja na rynku jest duża, firmy szukają różnych sposobów na wyeksponowanie swojej oferty. Często stworzenie atrakcyjnych towarów i przyciągająca oko ich prezentacja, wiążą się z dużymi nakładami finansowymi, dlatego właśnie należy chronić wszystkie dobra niematerialne firmy. Zarówno znaki towarowe, jak i wzory przemysłowe są chronione prawem własności przemysłowej, ale to nie wszystko! Przepisy ustawy PWP nie uchybiają ochronie znaków towarowych czy wzorów przemysłowych, określonej w innych ustawach. Mogą one być chronione także na gruncie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, tzw. utwór. Co ciekawe, pomimo uzyskania pełnoprawnej ochrony na znak towarowy lub wzór przemysłowy może dojść do naruszenia prawa autorskiego. Znak towarowy lub wzór przemysłowy, jeśli spełnia przesłanki do uznania go za utwór w rozumieniu prawa autorskiego, chroniony jest także jako dzieło. Jego ochrona jako utworu nie wymaga spełnienia żadnych formalności. Może więc zdarzyć się, że nieuregulowana kwestia praw autorskich np. grafika do wykonanego wzoru, może skutkować unieważnieniem znaku lub wzoru, postępowaniem spornym lub sądowym z racji chociażby zarzutów bezprawnego używania takiego znaku bądź dodatkowego wynagrodzenia dla twórcy za korzystanie z jego dobra intelektualnego (w tym przypadku pracownika). Dosyć częstym błędem przedsiębiorców jest brak uporządkowania skutecznego nabywania praw do dóbr niematerialnych. Do konfliktu może dojść również w przypadku, gdy przedsiębiorca współpracuje z dystrybutorami, a nie ureguluje kwestii korzystania ze swoich znaków czy wzorów. W umowie pomiędzy firmą a dystrybutorem powinny być jasno określone zasady dotyczące praw do znaków towarowych. Pośrednik może bowiem przywłaszczyć sobie oznaczenie (nawet nieświadomie) lub wręcz próbować zarejestrować je w urzędzie patentowym. W takich sytuacjach często dochodzi do kosztownego postępowania spornego. Rozwiązaniem tej sytuacji jest umieszczenie zawczasu odpowiedniego zapisu w umowie o współpracy lub zawarcie umowy licencji na używanie znaku. Koszty takiego zabezpieczenia są stosunkowo niewielkie, a mogą uchronić przez długotrwałym i wymagającym znacznych nakładów finansowych sporem o prawa wyłączne.

6. Prawa do utworów, designu i rozwiązań technicznych – regulacje pomiędzy pracownikiem a pracodawcą

Przedsiębiorcy prowadzący działalność związaną z tworzeniem różnego rodzaju utworów, nowych rozwiązań technicznych czy wzornictwa przemysłowego narażeni są na spory wynikające z nieuregulowania kwestii prawnych w przypadku, gdy ich autorem jest pracownik. To, że pracownik będący w stosunku pracy i wykonuje czynność o charakterze twórczym nie oznacza, że pracodawca automatycznie nabywa prawa do tych dóbr niematerialnych. Trudno zabezpieczyć wszystkie powstające w firmie utwory, zwłaszcza jeśli ilość twórczej pracy jest znaczna, ale najważniejsze wytwory z pewnością należy. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie w przedsiębiorstwie prostych procedur dotyczących innowacji pracowniczych, czyli możliwości zgłaszania własnych pomysłów dotyczących zarówno nowatorskich rozwiązań produktowych, jak i usprawnień biznesowych czy operacyjnych. Wtedy można gromadzić dane o takich rozwiązaniach, aby bardziej świadomie nimi zarządzać. W konsekwencji prowadzi to do odpowiedniego zabezpieczenia najcenniejszych składników majątku w postaci przedmiotów własności intelektualnej.

Skuteczna ochrona prawna wiąże się z uzyskaniem majątkowych praw autorskich czy praw własności przemysłowej. Jednak o uzyskanie prawa wyłącznego (np. patentu) ubiegać może się tylko podmiot, któremu służy owo prawo (np. prawo do zgłoszenia patentu). Do eksploatacji rozwiązania i czerpania z niego korzyści także należy posiadać tytuł prawny (np. prawo własności, licencję). Prawo do uzyskania patentu na wynalazek albo prawa ochronnego na wzór użytkowy, jak również prawa z rejestracji wzoru przemysłowego przysługuje twórcy. W razie stworzenia wynalazku, wzoru użytkowego albo wzoru przemysłowego w wyniku wykonywania przez twórcę obowiązków wynikających ze stosunku pracy albo z realizacji innej umowy cywilnoprawnej, prawo to przysługuje pracodawcy lub zamawiającemu (tzw. wynalazek pracowniczy), chyba że strony ustaliły inaczej. Podobnie, jeżeli pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy (tzw. utwór pracowniczy), jego pracodawca nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron, o ile umowa o pracę nie stanowi inaczej. Wobec tego należy pilnować, co faktycznie się ustala i co jest przedmiotem owych ustaleń. Częstym błędem jest rozbieżność pomiędzy planowanym projektem a wynikiem prac badawczych, w szczególności wieloletnich. Ponadto, nie każda aktywność twórcza pracownika będzie przedmiotem praw nabywanych z mocy prawa przez pracodawcę bądź zleceniodawcę. Konieczne jest wykazanie związku funkcjonalnego polegającego na uznaniu, że rezultat działalności twórczej pracownika powstał w wyniku wykonywania obowiązków pracowniczych. Wykonywanie obowiązków pracowniczych odbywa się na koszt pracodawcy, w ramach jego struktury organizacyjnej, z wykorzystaniem jego zaplecza technicznego i zasobów ludzkich, w godzinach pracy. Jednak wykorzystanie wiedzy, doświadczenia i umiejętności nabytych w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych nie oznacza, że projekt pracownika jest wynikiem wykonywania obowiązków ze stosunku pracy.
Warto więc prawa do wynalazku ustalić w umowie zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w formie pisemnej, która będzie określała, kto posiada pełne prawa do utworu i jest jego twórcą, a kto może tylko z niego korzystać, na przykład na podstawie umowy licencji oraz zawczasu uregulować odpowiednio wszelkie składniki wynagrodzenia.

7. Brak oznaczania dokumentów jako poufnych

Dokumenty, prezentacje, jakiekolwiek inne materiały przygotowane w ramach spraw firmy  powinny być odpowiednio chronione. Zazwyczaj nie są one przeznaczone tylko do użytku wewnętrznego, ale również prezentowane potencjalnym klientom, dostawcom, dystrybutorom, producentom, którzy nie zawsze mają czyste intencje. Może zdarzyć się, że wśród takich osób znajduje się ktoś z konkurencji, którego celem jest uzyskanie odpowiednich informacji. Nierzadko zdarza się, że pomimo dobrej woli na początku rozmów o współpracy, potencjalni partnerzy handlowi nie nawiązują współpracy, ale pozostają z szeregiem pozyskanych w rozmowach informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Przykładowo, nasz klient w celu pozyskania nowego odbiorcy przedstawił mu obszerną prezentację, w której ujawnił  kilka usystematyzowanych i przeanalizowanych danych, o tym jakie cechy produktu się sprawdzają na rynku, jakie są stosowane ceny przez znaczących dystrybutorów, jakie są stosowane marże, jakie są możliwości produkcji, jak wygląda cykl życia produktów itp. Okazało się, że nie doszło do nawiązania współpracy, lecz dokładnie omawiane wzornictwo w niższych cenach w określonych kanałach sprzedaży pojawiło się kilka miesięcy późnej i pochodziło właśnie od tego podmiotu, który uczestniczył w rozmowach. Firma broni się, że oparła swoje towary o informacje zgormadzone z danych publicznie dostępnych. Faktycznie dane te są dostępne, tylko zbieranie ich, wiarygodne potwierdzanie i analizowanie wymagało od naszego klienta znacznego nakładu pracy, a druga strona nie ponosząc tych nakładów po prostu jest wykorzystała do swoich celów.

Zasada ograniczonego zaufania jest w tym przypadku konieczna! Po dokonaniu identyfikacji informacji mających znaczenie gospodarcze dla przedsiębiorstwa, niezbędne jest stosowanie zabezpieczeń prawnych, organizacyjnych i technicznych w celu zachowania poufności. Koniczne jest również poinformowanie o poufności osób, którym przekazywane są tego typu informacje, np. w treści umowy. Aby uniknąć kradzieży i rozpowszechniania danych, niezbędne jest wyraźne oznaczenie przekazywanych dokumentów, jako poufnych i stanowiących element tajemnicy przedsiębiorstwa. Należy przemyśleć jakie to są dokumenty, bo mogą to być także prezentacje sprzedażowe. Warto prowadzić także okresowe szkolenia dla kluczowych pracowników dotyczącej tajemnicy przedsiębiorstwa, aby byli oni świadomi tego, jak łatwo mogą zaszkodzić swojemu pracodawcy. W przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa mówimy o czynie nieuczciwej konkurencji. Z tego względu, gdy dokumenty lub jakiekolwiek inne materiały zostały właściwie zabezpieczone, przedsiębiorcy przysługuje szereg roszczeń z tytułu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jednak w trakcie sporu sądowego należy wykazać, że uprawniony dołożył staranności w ochronie poufnych informacji, właśnie poprzez ich oznaczanie, szkolenia oraz inne zabezpieczenia prawne i organizacyjne.