Zmiana właściciela a brak reprezentacji patentu w zakresie odnowień
Kiedy dochodzi do ustania reprezentacji patentu w zakresie uiszczania opłat za ochronę i jak temu zapobiec? Jak bezpiecznie przeprowadzić spółkę przez proces zmiany właściciela bez uszczerbku dla utrzymania ochrony patentowej? Brak odpowiedniej reprezentacji w zakresie odnowień może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji dlatego kluczowe jest właściwe zarządzanie patentami i ich niezachwiana ochrona.
Konsekwencje braku uiszczenia należnej opłaty za odnowienie patentu są dla właściciela patentu poważne. Patent zostaje wygaszony i wynalazek staje się publicznie dostępny, w konsekwencji czego może być bez żadnych ograniczeń używany przez innych. Wygaśnięcie patentu, zwłaszcza w przypadku gdy stanowił on ważny element portfolio danej firmy, może się przyczynić do spadku jej wartości. Takiego scenariusza można uniknąć.
W momencie gdy Urząd rejestruje zmianę w obrębie przedsiębiorstwa, tj. dochodzi do fuzji lub cesji, pełnomocnik od opłat nie może reprezentować spółki, która już przestała istnieć. Należy bowiem pamiętać, że połączenie spółek oraz przejęcie jednej spółki przez drugą, w przeciwieństwie do zmiany nazwy lub adresu spółki, skutkują powstaniem nowego przedsiębiorstwa, które musi podpisać dokument pełnomocnictwa i upoważnić w nim wybranego pełnomocnika do reprezentacji przed Urzędem Patentowym RP. Należy mieć na uwadze, że aby pełnomocnik mógł nie tylko zarejestrować zmianę właściciela, ale także w dalszej perspektywie uiszczać opłaty okresowe, zakres dokumentu pełnomocnictwa nie może być ograniczony jedynie do rejestrowania zmian. W przeciwnym razie Urząd wpisze żądaną zmianę właściciela do Rejestru, ale żaden pełnomocnik nie będzie uprawniony do monitorowania oraz wnoszenia opłat za ochronę. Niestety nowy właściciel nie zawsze jest świadomy istnienia obowiązku uiszczania opłat odnowieniowych, niektórzy również zwlekają z organizacją nowej reprezentacji dla swoich patentów. Są to częste przyczyny ustania reprezentacji patentu w zakresie uiszczania opłat.
Po przejęciu patentu na drodze cesji lub fuzji nowy właściciel powinien nie tylko niezwłocznie zgłosić tą zmianę do urzędu patentowego, ale także zadbać o ustalenie szerokiego zakresu pełnomocnictwa tak, by pełnomocnik mógł nie tylko złożyć przed Polskim Urzędem wniosek o zarejestrowanie zmiany, która zaszła wewnątrz przedsiębiorstwa, ale również wnosić kolejne opłaty okresowe warunkujące ochronę wynalazku w Polsce. Istotnym jest skorzystanie z usług doświadczonych pełnomocników, którzy dzięki wdrożonym mechanizmom automatyzacji przypominają o zbliżających się terminach opłat. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie art. 238 pkt 1 ustawy o prawie własności przemysłowej „ Jeżeli w sprawie działał już pełnomocnik, a zostanie ustanowiony przez stronę inny pełnomocnik z tym samym zakresem działania, uważa się, że pierwsze pełnomocnictwo zostało odwołane”. Częstym błędem podczas zawierania współpracy z pełnomocnikiem jest także świadome ograniczenie zakresu jego działań do rejestrowania zmian w obrębie spółki. Niektórzy właściciele decydują się bowiem na samodzielne uiszczanie opłat okresowych co w wielu przypadkach skutkuje niedopełnieniem tego obowiązku. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zlecenie kompleksowej opieki nad wynalazkiem profesjonalistom, tj. rzecznikom patentowym.
W przypadku gdy spółka zmieniła nazwę lub adres swojej siedziby dotychczasowy pełnomocnik mógłby reprezentować spółkę w kwestii przedłużania ochrony na wynalazek bez konieczności przedkładania w Urzędzie nowego pełnomocnictwa. Wówczas właściciel pozostaje niezmieniony a tym samym dotychczasowe pełnomocnictwo udzielone danemu pełnomocnikowi pozostaje w mocy, o ile oczywiście przyznawało ono prawo do uiszczania opłat za ochronę. Ta sytuacja pokazuje jak istotne staje się udzielenie pełnomocnictwa o szerokim zakresie, umożliwiającym pełnomocnikowi bezzwłoczne działanie w sytuacji, gdy zbliża się okres odnowienia patentu a dokonana została zmiana nazwy lub adresu. Pełnomocnik ma zielone światło do działania, a właściciel patentu ma pewność, że sprawa została „zaopiekowana”, bez konieczności dosyłania dodatkowych dokumentów. Jedyne dokumenty jakie muszą zostać przekazane do pełnomocnika celem przedłożenia do Urzędu Patentowego to te, wykazujące zaistnienie zmiany nazwy lub/i adresu spółki.
Właściwe zarządzanie patentami po zmianie właściciela jest kluczowe dla ochrony wynalazku i utrzymania jego wartości rynkowej. Regularne monitorowanie i korzystanie z pomocy kancelarii patentowej mogą zapobiec problemom związanym z ustaniem reprezentacji patentu a upoważnienie pełnomocnika do działania przed Urzędem Patentowym w szerokim zakresie niweluje ryzyko braku reprezentacji patentu, gdy zbliża się termin przedłużenia ochrony.
