“Szukamy tego co istotne i autentyczne dla zespołu.” O wartościach i ludziach w kancelarii JWP 

Rozmowa z Anetą Kaczyńską, która od ponad 6 lat pomaga lepiej rozumieć i odpowiadać na potrzeby kandydatów i pracowników kancelarii JWP Rzecznicy Patentowi. Współtworzy założenia polityki personalnej w zakresie rozwoju ścieżek kariery, systemów motywacyjnych, szkoleń oraz rekrutacji.

Czego potrzebuje człowiek, aby dobrze czuć się w pracy?

Dla każdego z nas inne czynniki będą decydowały o tym jak czuje się w pracy, dlatego ważne jest indywidulane podejście do naszych potrzeb.
Jeszcze do niedawna panowało założenie, że największą wartością dla pracownika jest zapewnienie różnych dodatkowych benefitów, typu karta multisport, opieka medyczna czy ubezpieczenie na życie. Dzisiaj ten trend się zmienił, dodatkowe oferty dla pracowników są ważne, ale jest to już standard w większości średnich i dużych firm.

Doświadczenia związane z pandemią pokazały, że najważniejsze jest indywidualne podejście do naszych potrzeb. Dojeżdżamy do pracy z różnych miejsc, mamy dzieci w różnym wieku, jesteśmy w różnych życiowych sytuacjach, jednym z nas jest nam łatwiej, innym trudnej… Chodzi o to, aby pracodawca tworzył ułatwienia i podchodził elastycznie do potrzeb pracowników zawsze wtedy, kiedy jest to możliwe. Jedynym warunkiem jest brak szkody dla działania firmy i jakości świadczonych usług.

No dobrze, to czym jest dzisiaj „benefit”?

Benefit to coś więcej niż siłownia. Dla dzisiejszego pracownika, niektóre benefity oferowane przez firmę okazują się zupełnie nieatrakcyjne i nadmiarowe.

Najważniejsze jest poczucie bycia wysłuchanym, traktowanym indywidualnie i poczucie, że pracodawca podchodzi do naszych potrzeb z szacunkiem i zrozumieniem.
Bardzo ważna jest także możliwość zaangażowania się w aktywności dotyczące zarówno rozwoju osobistego czy zawodowego, jak i pomocy potrzebującym oraz możliwość relaksu we wspólnym gronie. W tym przypadku warunkiem jest wysoka jakość oferowanych przez pracodawcę aktywności.

Obecnie jednym z najwyższych priorytetów pracodawców jest zapewnienie równowagi między pracą, a życiem prywatnym. Jedną z ważniejszych kwestii w tej materii jest odpowiednie zadbanie o pracę, którą wykonujemy poza normatywnymi godzinami. W naszej branży takie sytuacje zdarzają się okazjonalnie, ponieważ jest to wpisane w specyfikę pracy w kancelarii. Terminy prowadzonych spraw są narzucane z góry przez sądy i urzędy i nie mamy tu zbyt dużego pola manewru. Wiele zależy również od możliwości czasowych naszych klientów. Dlatego tak ważna jest elastyczność pracodawcy wobec indywidualnych potrzeb członków zespołu, adekwatne wynagradzanie oraz dostrzeganie i nagradzanie zaangażowania ludzi. Benefity w postaci owocowego dnia i czy masaży nie będę atrakcyjne, jeśli w firmie nie ma dobrej atmosfery, jeśli pracownicy są zmęczeni i przepracowani.

W jaki sposób jest to zorganizowane w JWP?

Staramy się stwarzać przestrzeń do rozwoju zawodowego oraz godzenia pracy z życiem prywatnym. To niezmiernie ważne, zwłaszcza, gdy w kancelarii mamy wielu młodych rodziców, a jednocześnie, jesteśmy zespołem stale się doskonalącym, co też jest wpisane w naszą profesję. Wspieramy nasze zespoły w tym zakresie organizując regularne szkolenia, dofinansowując aplikacje i studia, zapewniając mentoring, a także umożliwiając udział w licznych krajowych i zagranicznych konferencjach.
Jednocześnie oferujemy elastyczny system pracy – indywidualne godziny pracy, pracę hybrydową obejmującą tygodniowo trzy dni pracy zdalnej, a także skrócony czas pracy w piątki. Okres pandemii pokazał, że możemy efektywnie pracować zdalnie, jednak dla większości z nas praca w przestrzeni biurowej i możliwość komunikacji bezpośredniej z kolegami i koleżankami z zespołu są niezwykle ważne. Praca w biurze wzmacnia więzi społeczne, daje poczucie przynależności, a także ułatwia i przyspiesza komunikację. Z tego powodu zdecydowaliśmy się na pracę w systemie hybrydowym.

Od niedawna biuro w Warszawie ma nową siedzibę. Pracujemy w pięknym, zrewitalizowanym budynku, w którym w latach 60. mieściły się biura drukarni. Na parterze mamy restaurację Młody Grochów i to stało się inspiracją do zaproponowania pracownikom wspólnych obiadów. Osoby, które mają na to ochotę spotykają się dwa razy w tygodniu na posiłku w towarzystwie koleżanek i kolegów z zespołów. To klimatyczne bistro z przemiłą i zaprzyjaźnioną już obsługą. Miło jest w ciągu dnia pracy zmienić otoczenie i pobyć razem w zupełnie innych wnętrzach niż biurowe, aby chwilę porozmawiać na luzie i lepiej się poznać.

Okazją do integracji zespołu są także nasze doroczne spotkania świąteczne oraz pikniki, a ostatnio także imprezy mikołajkowe dla dzieci. To momenty wyczekiwane przez nas wszystkich.

Doświadczenia ostatnich lat związane z pandemią i wojną za naszą wschodnią granicą sprawiły, że zdecydowaliśmy się także zapewnić opiekę psychologa w kancelarii. Myślę, że nawet sama świadomość tego, że coś takiego mamy, jest ważna. Nigdy nie wiadomo, kiedy ktoś z nas będzie potrzebować tego rodzaju wsparcia. Od pewnego czasu, na szczęście, zaczęliśmy lepiej postrzegać tego typu usługi oraz rozumieć wagę i konieczność dbania o zdrowie psychiczne.

Tradycyjne benefity, czyli opiekę medyczną, dofinansowanie urlopów, kartę do klubów sportowych, możliwość ubezpieczenia na życie czy naukę języków obcych oczywiście też mamy w standardzie.

Czasami jednak ludzie nie chcą mieszać strefy prywatnej z pracą…

I nie ma co na siłę tego robić.

W benefitach nie chodzi o to, żeby się prześcignąć w ich ilości i chwalić tym, że mamy ich już 10, w tym masaż, psychologa czy jogę… Zupełnie nie o to chodzi.
Działamy w kierunku tego, co naprawdę przyczynia się do wzrostu zadowolenia z życia w pracy. Nie szukamy na siłę rozwiązań, które będą tylko fajnie brzmiały, wydawały się oryginalne, bądź cenne… Szukamy tego co jest istotne i autentyczne.

JWP jest firmą rodzinną czy korporacją, czy czymś pośrodku?

Myślę, że czymś pośrodku. Mam poczucie, że bardzo świadomie wybieramy te elementy z korporacji, których potrzebujemy i które są dobre. Rozwijamy się w zgodzie z potrzebami dużej organizacji, w której należy układać pewne elementy, bo w przeciwnym razie zaczynają one żyć w chaosie.

Firmą rodzinną jesteśmy w wymiarze dbania w szczególny sposób o pracowników i ich rodziny. Poziom zaufania i podejścia do potrzeb naszych pracowników jest inny, bardziej otwarty.

Oczywiście zdarzają się okresy, w których jest dużo pracy, są zawirowania, ale trzymamy się wtedy razem i wspieramy nawzajem. Naprawdę staramy się, aby to miejsce, w którym wszyscy spędzamy tak dużą część dnia i życia, było przyjazne.

Chciałam Cię zapytać o stres. Czy stres jest potrzebny w pracy?

Stres będzie zawsze, ponieważ jest naturalny, wynika z fizjologii i naturalnych odruchów organizmu. W wielu sytuacjach nie ma w nim nic złego, wręcz przeciwnie działa na nas mobilizująco np. jeżeli goni nas termin, co w przypadku kancelarii jest codziennością. Źle jest wtedy, kiedy człowiek stresuje się codziennie i nawet przy prostych czynnościach lub gdy ma tyle tych czynności, że sobie z nimi nie radzi. W dużej mierze zależy to od czynników zewnętrznych, ale także od indywidualnego charakteru.
Praca w kancelarii gdzie mamy do czynienia z tak dużą liczbą zróżnicowanych spraw i klientami o indywidualnych potrzebach i oczekiwaniach, wymaga umiejętności realizacji kilku różnych projektów równolegle. Nie dla wszystkich jest to proste. Jedna osoba jest bardziej multi-taskowa, inna mniej, jeżeli zaczynamy tego wymagać od wszystkich, to to może generować stres. Dostrzeżenie tego i dostosowanie się, jest wyrazem indywidualnego podejścia pracodawcy do pracownika. Szef organizując odpowiednio pracę zespołu ma wpływ na to, żeby ograniczać stres i taki jest kierunek naszych działań – minimalizować poziom stresu w zespołach i wśród pracowników.

Ludzie są różni. Jedni są zaangażowani i chcą dawać z siebie wszystko, ale są też osoby z innym podejściem, dla których praca to „tylko” praca.

To prawda i to też jest w porządku. Jako firma staramy się jedynie utrzymać zaangażowanie i dobry rytm pracy w kancelarii. Po pierwsze w cyklach półrocznych wyznaczamy sobie indywidualne cele, powiązane z planami rozwojowymi kancelarii oraz zespołu. Ich realizacja jest brana pod uwagę jako kryterium do wypłaty premii (w cyklu półrocznym) oraz awansu, którego warunki zdefiniowaliśmy w ramach ścieżki rozwoju pracowników. To bardzo ważne, aby każdy miał perspektywę rozwoju, nawet po wielu latach pracy w naszej kancelarii. Każdy może otrzymać nagrodę uznaniową, m.in. za zaangażowanie w dodatkowe projekty, którą kancelaria wypłaca trzy razy w roku.

Na co dzień staramy się angażować poprzez szefów czy zarząd, a także tworzyć między zespołowe projekty, które realizowane są także z inspiracji samych pracowników. Takie projekty sprawiają, że ludzie są w stanie się nakręcić, bo widzą, że jest w ich otoczeniu jakaś nowa energia, coś ciekawego się dzieje, mogą się rozwinąć, odejść od codziennej rutyny i mieć wpływ na działanie kancelarii. Zaproszenie do takiego projektu daje też poczucie przynależności do grupy. W ten sposób staramy się podtrzymywać odpowiednią energię w firmie.

Czy w kancelarii eksperci wspierają siebie nawzajem?

Tak. Na tym polega zapewne różnica pomiędzy kancelariami mniejszymi, a tymi średniej wielkości i większymi. Dużą wartością pracy w JWP jest możliwość dzielenia się wiedzą i doświadczeniami. Szczególnie dla młodszych rzeczników, prawników i specjalistów, możliwość przedyskutowania różnych aspektów prowadzonych spraw z bardziej doświadczonymi kolegami z firmy jest cenna. Taka profesjonalna wymiany wiedzy i poglądów jest wzbogacające, ale także wpływa na jakość pracy i skuteczność działania. Dla sprawnej obsługi klientów i spraw, tworzone są też zespoły eksperckie np. postępowania sporne w sprawach patentowych prowadzone są zawsze z udziałem rzeczników patentowych o wykształceniu technicznym z dziedziny, której dotyczy rozwiązanie oraz prawników z doświadczeniem procesowym. Praca w takich wieloosobowych zespołach daje lepsze wyniki.

Właśnie rozpoczynamy realizację programu regularnych seminariów, w ramach których będziemy dzielić się wiedzą w sposób bardziej usystematyzowany. Chcemy, aby wszyscy pracownicy kancelarii mogli skorzystać z tego programu. Osoby z działów wsparcia i administracji będą zdobywać podstawową wiedzę na temat zagadnień, którymi zajmuje się firma. Natomiast specjaliści, aplikanci i eksperci będą aktualizować i podnosić swoją wiedzę specjalistyczną oraz dzielić się doświadczeniami z prowadzonych spraw.

Z pewnością projekt ten będzie wspierał naszych specjalistów i aplikantów w zdobywaniu kolejnych szczebli zawodowych, ponieważ na egzaminie na aplikacji znajdują się pytania z biologii, chemii i farmacji oraz z dziedzin politechnicznych i prawnosądowych, dlatego stwarzamy przestrzeń do dzielenia się wiedzą zarówno tą teoretyczną jak i tą praktyczną, związaną z bieżącymi sprawami.

Tego rodzaju wsparcia jest w kancelarii dużo, dzielenie się wiedzą jest naturalnie wpisane w zawód rzecznika patentowego i radcy prawnego.

Może właśnie dlatego firma prowadzi tyle działań CSR? Dzielenie się wiedzą, wzajemne wspieranie czy w ogóle pomaganie sobie nawzajem…

Faktycznie prowadzimy bardzo wiele różnych działań w ramach tzw. społecznej odpowiedzialności biznesu, na wielu płaszczyznach.

Dzielimy się wiedzą we własnym gronie, ale prowadzimy też projekty edukacyjne służące podnoszeniu wiedzy na temat ochrony praw własności intelektualnej dla przedsiębiorców, naukowców, studentów i młodzieży szkolnej w ramach Fundacji JWP – Pomysł-Patent-Zysk, utworzonej 12 lat temu z inicjatywy mec. Doroty Rzążewskiej, wspólniczki zarządzającej kancelarią JWP.

Podejmujemy też działania w obszarze ekologii czy wolontariatu. Tutaj istotne jest zaangażowanie oddolne. Rola pracodawcy częściej sprowadza się do wspierania inicjatyw i dawania ludziom możliwości działania. Muszę przyznać, że w ramach działającej w kancelarii Grupy Chary udaje nam się rokrocznie zrealizować szereg akcji dobroczynnych. Zespół JWP to osoby mające potrzeby niesienia pomocy potrzebującym i zaangażowane w kwestie ochrony środowiska. Dla wielu osób to jest ważne, żeby robić coś dobrego dla innych, mieć to poczucie głębszego sensu prowadzonych działań i czynienia dobra. Samo wspólne działanie jest po postu fajne, spotykamy się, rozmawiamy i jest to okazja, aby spędzić razem czas i poznać się od innej strony.