Odnotowanie zmiany danych adresowych właściciela prawa a wpis w rejestrze – różnice w postępowaniu
Wszelkie zmiany zachodzące wewnątrz spółki, będącej właścicielem prawa własności przemysłowej – znaku towarowego, wynalazku czy wzoru, rejestrowane przed „Polskim Urzędem Patentowym”, podlegają stałej opłacie urzędowej „od wniosku o dokonanie zmiany w rejestrze” aktualnie w wysokości 70,- PLN.
Opłata dotyczy zarówno wpisu fuzji, cesji, zmiany nazwy oraz adresu. Niestety ten ostatni przypadek – zmiana adresu spółki, jest bardziej złożony i często generuje spięcia na linii właściciel prawa – reprezentujący go pełnomocnik. Spięcia wynikają z braku rozróżnienia, zwłaszcza przez podmioty zagraniczne, całkowitej zmiany adresu prowadzenia działalności spółki od zmiany jedynie w obrębie ulicy, z zachowaniem dotychczasowego miasta, państwa oraz kodu pocztowego. Sytuacja, w której podmiot zmienia adres prowadzenia działalności jedynie w odniesieniu do ulicy, nie jest odnotowywana w rejestrze. Dane adresowe w rejestrze ograniczają się tylko do kraju oraz miasta.
Wobec powyższego, jeżeli miasto oraz państwo pozostają bez zmian to postępowanie przed UP wygląda nieco inaczej – właściciel prawa, bądź pełnomocnik działający w jego imieniu w przypadku podmiotów zagranicznych, nie składa wniosku o zmianę w rejestrze, lecz prosi o odnotowanie takiej zmiany w aktach sprawy w UPRP. Tego rodzaju zmiana w adresie spółki nie jest odnotowywana przez UP w rejestrze, stąd brak opłaty urzędowej. Na podstawie złożonej prośby o odnotowanie tego rodzaju zmiany Urząd Patentowy dokonuje tego w swoich wewnętrznych bazach i w przeciwieństwie do tradycyjnej zmiany, nie jest to ujawniane do publicznego wglądu.
Niezależnie od tego czy zmiana adresu prowadzenia działalności spółki była całkowita, czy też dotyczyła jedynie zmiany w odniesieniu do ulicy, w obu przypadkach należy przedłożyć stosowną dokumentację potwierdzającą ten fakt. Dla każdego z tych przypadków, po zapoznaniu się z wnioskiem oraz dokumentacją, Urząd Patentowy albo wydaje oficjalną decyzję stanowiącą dla właściciela prawa niezbity dowód zarejestrowania zmiany albo, w przypadku zmiany w odniesieniu do ulicy, żadna decyzja nie zostaje wydana. Należy pamiętać, że przy tego rodzaju zmianie w adresie, nie będzie również możliwe zweryfikowanie w ogólnodostępnej bazie internetowej Urzędu Patentowego czy Urząd już zmienił wnioskowane dane. Baza internetowa UPRP wskazuje bowiem aktualne dane podmiotu jedynie w takim zakresie jak rejestr, czyli miasta oraz państwa. Z tego powodu ta spółka, której adres prowadzenia działalności zmienił się także o miasto, poza otrzymaniem oficjalnej decyzji urzędowej w każdej chwili będzie mogła zweryfikować wprowadzenie aktualnego miasta w internetowej bazie UP.
Pisemna prośba o odnotowanie w bazie UPRP zmiany adresu jest natomiast jedynym dowodem jaki pełnomocnik może przedłożyć podmiotowi, którego prawa reprezentuje, w sytuacji gdy w adresie zmieniła się jedynie ulica. Bywa to trudne do zaakceptowania, przede wszystkim dla podmiotów zagranicznych. Niestety w ostatnich miesiącach, w związku z pandemią Covid – 19 która znacząco wpłynęła na działanie Urzędu, zmieniła się praktyka ekspertów UPRP w zakresie wydawania takich potwierdzeń. Dotychczas Urząd bez problemu wydawał oficjalne potwierdzenie o zaktualizowaniu danych adresowych w wewnętrznych bazach UP, pomimo tego, że nigdy nie był zobligowany przepisami do wydawania tego typu dokumentów. Obecnie pełnomocnicy reprezentujący właścicieli praw intelektualnych spotykają się z utrudnieniami ze strony Urzędu co przysparza dodatkowych komplikacji w dotychczasowej współpracy z klientami którym ciężko jest wytłumaczyć taką praktykę postepowania.
W świetle powyższego, zgłaszając przed Polskim Urzędem Patentowym zmianę adresu prowadzenia działalności spółki warto zwrócić uwagę jakie dane adresowe uległy zmianie bowiem od tego zależy czy zostaną poniesione koszty, czy zostanie wydana oficjalna decyzja a także czy zmiana będzie uwidoczniona w ogólnodostępnej bazie UP.
