Jak spełnić oczekiwania UPRP w kwestiach dokumentacji zmian?

Ochrona praw własności intelektualnej i przemysłowej nie kończy się na uzyskaniu patentu, czy prawa z rejestracji. Do czynności jakie powinien wykonywać właściciel praw lub jego pełnomocnik należy nie tylko regularne monitorowanie działań konkurencji, czy wnoszenie opłat okresowych, ale też aktualizowanie danych dotyczących firmy.

Urząd Patentowy RP rejestrując zmiany w obrębie spółek ma obowiązek zweryfikować stan faktyczny sprawy i dokonuje tego na podstawie dokumentacji dostarczonej przez klienta bądź ustanowionego przez niego pełnomocnika. Pomimo braku wytycznych ze strony Urzędu Patentowego w zakresie rodzaju akceptowanej dokumentacji czy też jej autoryzacji, wieloletnie doświadczenia rzeczników patentowych występujących przed tym organem pozwalają niemal całkowicie wyeliminować potencjalne problemy związane z odrzuceniem wniosku. Dlaczego wobec tego coraz częściej zdarza się wymiana korespondencji między pełnomocnikiem a Urzędem w sprawie rejestracji zmiany w obrębie spółki, co znacząco wydłuża cały proces?

Więcej wymogów dla firm zagranicznych

Pełnomocnicy firm zagranicznych zlecający w naszym kraju rejestrację zmiany w obrębie spółki – zmiany nazwy, adresu uprawnionego, cesji lub fuzji spółek przesyłając stosowną dokumentację bardzo często opierają się na systemie prawnym swojego kraju, co jest niestety działaniem zupełnie nieadekwatnym. Każdy Urząd Patentowy kieruje się przepisami prawa danego kraju, dlatego też wymogi przez niego stosowane nie muszą być takie same jak w innych krajach zarówno w Europie jak i poza nią. Bywa to zaskakujące dla zagranicznych firm, które muszą zdobyć dodatkowe poświadczenia posiadanych już dokumentów, aby rejestracja zmiany w Polsce stała się możliwa. Polscy klienci z większym zrozumieniem podchodzą do wymogów polskiego Urzędu Patentowego, więc w ich przypadku cały proces przebiega szybciej, niż w przypadku spółek zagranicznych. Rzadziej zdarza się polemika z pełnomocnikiem albo nacisk na złożenie niekompletnej dokumentacji do Urzędu wbrew jego zaleceniom. Konsekwencją tego ostatniego działania są oficjalne postanowienia ze strony UPRP, który informuje o brakach formalnych i wzywa do nadesłania brakujących dokumentów.

Autoryzacja dokumentów

Najczęstszą kością niezgody pomiędzy Urzędem a spółką ubiegającą się o rejestrację zmiany jest wymóg formalny UPRP dotyczący autoryzacji dokumentów. W Polsce, aby zarejestrować zmianę, nie wystarczy przedstawić dokument, który wykaże jej zaistnienie. Równie istotne dla Urzędu jest wykazanie, że osoba podpisująca była do tej czynności umocowana. W przypadku podmiotów zagranicznych, rzecznicy reprezentujący klientów mają nie lada orzech do zgryzienia. Jak pokazują doświadczenia z trudem przychodzi przekonanie klienta, że stanowisko piastowane w firmie, choćby najwyższe, nie zwalnia z obowiązku wykazania przed UPRP swojego umocowania do reprezentacji spółki. Należy tu podkreślić, że zarówno Dyrektor Zarządzający, Prezes jak i Skarbnik danej spółki, jeśli podpisał dokument cesji, fuzji bądź jakikolwiek inny wykazujący zmianę, która zaszła wewnątrz danej spółki, musi dysponować dokumentem, który potwierdzi jego kompetencje w tym zakresie. Najlepszym przykładem takiej autoryzacji jest poświadczenie notarialne, w którym notariusz zaświadcza, na podstawie przedstawionych mu dokumentów, że dana osoba była należycie upoważniona do jednoosobowej (bądź łącznej) reprezentacji spółki. W przypadku klientów polskich najczęściej prezentowanym dokumentem jest natomiast wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego danej spółki opisujący sposób jej reprezentacji oraz wyszczególniający osoby do niej uprawnione.

Różne terminy na złożenie brakujących dokumentów

Złożenie niekompletnej dokumentacji wykazującej zaistnienie zmiany w obrębie spółki, w pierwszej kolejności skutkuje otrzymaniem oficjalnego wezwania do złożenia brakujących dokumentów. Czas na ustosunkowanie się do takiego pisma zależy od tego czy mamy do czynienia z podmiotem polskim czy też zagranicznym. W przypadku polskiego klienta ustawowy czas to 1 miesiąc, natomiast klient zagraniczny ma 2 miesiące na złożenie brakujących dokumentów. Niestety w przypadku ich niedostarczenia po upływie tego terminu, złożony uprzednio wniosek o rejestrację zmiany zostaje odrzucony z powodu braków formalnych.

Korespondencja z Urzędem Patentowym wiąże się z dodatkowymi kosztami dla przedsiębiorcy, a można ich uniknąć. Niewątpliwie polski Urząd należy do bardziej restrykcyjnych w zakresie swoich wymagań formalnych w porównaniu do innych urzędów europejskich. Dlatego zadbanie o dodatkowe dokumenty uwierzytelniające upoważnienie do działania każdego sygnatariusza biorącego udział w zmianie w obrębie spółki, pozwoli na szybką rejestrację zmian, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.